TUTORIAL 22: MENETAPKAN EMAIL MEMBALAS SECARA AUTOMATIK SEMASA BERCUTI / EMAIL VACATION RESPONDER (GMAIL)

Anda ingin bercuti?? Tapi risau sekiranya ada pelanggan atau orang penting mencari anda. Anda juga tidak mahu diganggu sepanjang tempoh percutian anda. 

Jangan risau kerana sebelum bercuti, pastikan anda telah menyerahkan tugas anda untuk diambil alih oleh staf yang lain. Kemudian anda boleh memaklumkan tempoh percutian anda melalui email vacation responder. Dengan itu, sesiapa yang menghantar email kepada anda, akan serta merta menerima email yang memaklumkan anda sedang bercuti.

Email vacation responder sangat penting untuk memudahkan tugas semua pihak. Namun bagi yang belum tahu cara buat email vacation responder, anda bolehlah ikut langkah-langkah dalam tutorial ini. Untuk maklumat anda, tutorial ini akan dibuat menggunakan Gmail.

Mula-mula sila klik pada symbol “setting” yang terletak di bahagian sebelah kanan Gmail anda (Rujuk gambar 2 dibawah)

Gambar 2

Kemudian klik pada perkataan “setting” seperti yang ditunjukan dalam gambar 3 dibawah.

Gambar 3

Setelah anda berada dalam bahagian “setting”, sila skrol ke bawah sehingga anda jumpa bahagian “Vacation responder”. Kalau tak pasti, anda boleh rujuk pada gambar 4.

Gambar 4

Setelah anda jumpa bahagian “Vacation responder” seperti yang ditunjukan dalam gambar 4. Sekarang kita bolehlah mula isi bahagian tersebut.

1) Klik pada “Vacation responder on” menandakan anda mengaktifkan pesanan email tersebut, dan pesanan yang anda telah buat akan membalas email yang masuk kedalam “inbox” anda, menggunakan pesanan yang anda telah buat di bahagian “Message” (rujuk dalam gambar 4 bahagian tanda 5).  Setelah anda kembali daripada bercuti, anda boleh tamatkan pengatifan pesanan email tersebut dengan klik pada “Vacation responder off”.

2) “First day” merujuk kepada tarikh hari pertama anda mula bercuti. Ia juga merupakan tarikh bermulanya pesanan email “vacation” anda akan dibalas kepada mereka yang mengemail anda.

3) “Last day” pula merujuk kepada hari terakhir anda bercuti. Ia juga membantu anda menamatkan pengatifan pesanan email “Vacation responder” anda secara automatik. Jadi anda tidak perlu risau, sekiranya terlupa mematikan atau “off” bahagian “Vacation responder” ini. TETAPI, sekiranya anda tidak mengisi ruang “Last day” ini, maka pesanan mengenai anda sedang bercuti akan terus dibalas kepada orang yang menghantar email kepada anda. Sehinggalah anda menamatkannya dibahagian “Vacation responder off”

4) “Subject” merujuk kepada tajuk besar untuk email atau pesanan anda.

5) “Message” adalah bahagian dimana anda perlu menaip pesanan anda. Caranya adalah sama seperti anda menaip text email yang biasa anda lakukan.

6) Setelah selesai kesemua langkah-langkah diatas, sila klik “Save Change”

Di bawah ini terdapat beberapa contoh message “Vacation responder” yang boleh dijadikan sebagai rujukan anda

CONTOH 1 (Memaklumkan mengenai pejabat tidak beroperasi)

Subject: Our office will be closed for Chinese New Year Celebration

Message:

Dear Mr./ Ms. / Mdm.

Kindly be informed that our office will be closed for Chinese New Year Celebration as follow:-

01^th February 2019 to 10^th February 2019 office closed
We will resume business on 11^th February 2019

We would like to take this opportunity to thank you for your kind support and wish you a

“HAPPY and prosperous Chinese New Year”

Thank you

Regards,

Chrissella
Project Administrator

Chrissella Sdn. Bhd.

No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur

Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com

CONTOH 2 (Cuti bersalin)

Subject: Pemberitahuan Cuti bersalin

Message:

Kepada Tuan / Puan / En. / Cik.

Di sini saya ingin memaklumkan bahawa saya sedang dalam cuti bersalin seperti yang telah dijadualkan:-

Tarikh bercuti: 20^th Jun 2019 sehingga 31^st Ogos 2019
        Kembali bertugas: 01^st Julai 2019

Semua tugas saya akan diambil alih oleh staf yang bertugas. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kekeliruan, sila teru hubungi talian 03-12345677 atau email kepada chrissella13@gmail.com.

Terima Kasih

Yang Benar
Chrissella
Bahagian Pengurusan

Chrissella Sdn. Bhd.

No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur

Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com

CONTOH 3 (Sedang Bercuti)

Subject: Sedang bercuti

Message:

Kepada Tuan / Puan / En. / Cik.

Di sini saya ingin memaklumkan bahawa saya akan bercuti selama 5 hari bermula 24^th Dec 2019 sehingga 02^nd Jan 2020, dan akan mulai bertugas semula pada 03^rd Jan 2020

Semua tugas saya akan diambil alih oleh staf yang bertugas. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kekeliruan, sila teru hubungi talian 03-12345677 atau email kepada chrissella13@gmail.com.

Terima Kasih

Yang Benar
Chrissella
Bahagian Pengurusan

Chrissella Sdn. Bhd.

No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur

Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com

**************************

Sekian sahaja tutorial mengenai email

Terima kasih kerana sudi singgah di blog Chrissella.