TUTORIAL 19: FORMAT ASAS MENULIS EMAIL

in , , , by Chris_Sella, Februari 15, 2019

Sebelum anda menulis email, pastikan anda tahu bahawa email tersebut ditujukan kepada SIAPA dan apakah ALAMAT EMAIL orang tersebut.


Gambar di atas menunjukan cara formal yang asas dan biasa digunakan untuk menghantar email.

a)  To / Kepada
Di petak “To” ini, anda harus isi alamat email orang utama yang anda tuju atau sebagai penerima utama email.

b)  Cc
Cc adalah singkatan kepada perkataan “Carbon Copy”. Petak “Cc” ini digunakan untuk menghantar email yang sama kepada orang yang berkaitan dengan email tersebut. Orang yang penting untuk anda “Cc” setiap kali anda menghantar email ialah Boss anda dan email pejabat anda. Hal ini kerana bos anda akan tahu anda buat kerja kalau anda “Cc” email tersebut kepadanya. Malahan, orang yang anda “To” juga akan dapat melihat siapakah yang anda “Cc”. Seandainya anda tidak “Cc” email tersebut kepada yang berkaitan, orang itu boleh menyatakan bahawa dia tidak tahu mengenai “perkara” tersebut, kerana tidak ada yang memaklumkan atau email kepadanya.
Disini saya tidak bulatkan “Bcc” kerana ia jarang digunakan. “Bcc” adalah singkatan kepada perkataan “Blind Carbon Copy”. Cara penggunaan nya sama seperti “Cc”. Tetapi “To” atau penerima utama email tidak akan dapat melihat senarai maklumat email atau nama yang anda “Bcc”.

c)  Subject
Subject boleh dikenali sebagai TAJUK besar untuk email anda. Pastikan anda masukan sekali kod fail (sekiranya ada) untuk memudahkan anda dan staf yang lain mencari semula maklumat tersebut sekiranya diminta oleh majikan anda pada masa akan datang. Tetapan untuk “Subject” adalah berdasarkan kepada admin atau kerani yang mengendalikan fail atau projek tersebut. Asalkan email atau maklumat yang dihantar jelas dan mudah dicari semula di dalam email anda.

Contohnya:
Kod fail + Tajuk = “CSB 088 – Jemputan Majlis Ramah Tamah”

Kod fail + Nama Projek + Tajuk = “308 - SS Jambatan L - Permohonan Kelulusan Bahan Binaan”

Kod fail + Nama Projek + Tajuk (Rujukan) = “258 - SDE Jalan - Permohonan Kelulusan Pelan (005)

d)  Siapa
Siapa disini merujuk kepada alamat email di bahagian “To”. Sekirannya di bahagian “To” terdapat 2 alamat email, maka anda perlu letak 2 nama di bahagian ini. Pastikan anda tahu kepada siapa email tersebut. Namun sekiranya anda tidak tahu nama atau kepada siapa email itu dituju, anda cuma letak gelaran seperti Tuan / Puan sahaja.

Contoh
“Kepada En.Amir dan En,Kumar”
“Kepada Tuan / Puan”
“Kepada yang berkenaan”

e)  Perkara
Di bahagian inilah anda akan taip mengenai tujuan email tersebut.

Contoh
“Sila rujuk pada dokumen yang telah dilampirkan untuk rujukan dan kelulusan dari pihak Tuan / Puan. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila terus hubungi pihak kami”

“Disini saya ingin membuat temu janji dengan pihak Tuan untuk sesi lawatan ke tapak pembinaan. Maklum balas daripada pihak Tuan amat lah di hargai.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila jangan teragak-agak untuk terus hubungi pihak kami”

f)   Nama Pengirim
Sila nyatakan nama anda sebagai pengirim, untuk memudahkan pihak penerima email tahu siapakah yang harus mereka rujuk sekiranya terdapat sebarang pertanyaan.

Contoh
“Terima Kasih
Yang Benar
Chrissella”

“Terima Kasih
Yang Menjalankan Tugas
Chrissella
Bahagian khidmat pelanggan

g)  Maklumat Pengirim
Maklumat pengirim ini tidak begitu wajib, namun lebih baik sekiranany di nyatakan di dalam email. Sila nyatakan maklumat pengirim seperti gambar di atas. Sekiranya anda ada logo syarikat, anda juga boleh selitkan bersama.

Setelah semuanya lengkap, semak semula alamat email dan perkara yang anda nyatakan. Kemudian barulah klik “Send”


**************
Sekian sahaja untuk tutorial EMAIL pada kali ini
Terima kasih kerana membaca
SHARE 1 comment

Add your comment

  1. AYO Bergabung Bersama AJOQQ | Menawarkan Berbagai Jenis Permainan Menarik.
    1 ID untuk 8 Permainan Poker, Domino, Capsa Susun, BandarQ, AduQ, Bandar Poker, Sakong, Bandar66 ( NEW GAME!! )
    Dapatkan Berbagai Bonus Menarik..!!
    - Bonus Cashback 0.3%. Dibagikan Setiap hari SENIN
    - Bonus referral 20% SELAMANYA
    - Minimal Deposit dan Withdraw hanya 15 rb Proses Aman & cepat
    - 100% murni Player vs Player ( NO ROBOT )
    Pin BB: 58cd292c
    website : AJOQQ.INFO

    BalasPadam

© Diari Chrissella · THEME BY WATDESIGNEXPRESS