Sebelum anda menulis email, pastikan anda tahu
bahawa email tersebut ditujukan kepada SIAPA dan apakah ALAMAT EMAIL orang
tersebut.
Gambar di atas menunjukan cara formal yang asas dan biasa digunakan untuk menghantar email.
a) To / Kepada
Di petak
“To” ini, anda harus isi alamat email orang utama yang anda tuju atau sebagai
penerima utama email.
b) Cc
Cc adalah singkatan kepada perkataan “Carbon Copy”. Petak “Cc” ini digunakan
untuk menghantar email yang sama kepada orang yang berkaitan dengan email
tersebut. Orang yang penting untuk anda “Cc” setiap kali anda menghantar email
ialah Boss anda dan email pejabat anda. Hal ini kerana bos anda akan tahu anda
buat kerja kalau anda “Cc” email tersebut kepadanya. Malahan, orang yang anda
“To” juga akan dapat melihat siapakah yang anda “Cc”. Seandainya anda tidak
“Cc” email tersebut kepada yang berkaitan, orang itu boleh menyatakan bahawa
dia tidak tahu mengenai “perkara”
tersebut, kerana tidak ada yang memaklumkan atau email kepadanya.
Disini saya tidak bulatkan “Bcc” kerana ia jarang
digunakan. “Bcc” adalah singkatan kepada perkataan “Blind Carbon Copy”. Cara penggunaan nya sama seperti “Cc”. Tetapi
“To” atau penerima utama email tidak akan dapat melihat senarai maklumat email
atau nama yang anda “Bcc”.
c) Subject
Subject boleh dikenali sebagai TAJUK besar untuk
email anda. Pastikan anda masukan sekali kod fail (sekiranya ada) untuk
memudahkan anda dan staf yang lain mencari semula maklumat tersebut sekiranya diminta oleh
majikan anda pada masa akan datang. Tetapan untuk “Subject” adalah berdasarkan
kepada admin atau kerani yang mengendalikan fail atau projek tersebut. Asalkan
email atau maklumat yang dihantar jelas dan mudah dicari semula di dalam email
anda.
Contohnya:
Kod fail + Tajuk = “CSB 088 – Jemputan Majlis
Ramah Tamah”
Kod fail + Nama Projek + Tajuk = “308 - SS
Jambatan L - Permohonan Kelulusan Bahan Binaan”
Kod fail + Nama Projek + Tajuk (Rujukan) = “258 -
SDE Jalan - Permohonan Kelulusan Pelan (005)
d) Siapa
Siapa disini merujuk kepada alamat email di
bahagian “To”. Sekirannya di bahagian “To” terdapat 2 alamat email, maka anda
perlu letak 2 nama di bahagian ini. Pastikan anda tahu kepada siapa email
tersebut. Namun sekiranya anda tidak tahu nama atau kepada siapa email itu
dituju, anda cuma letak gelaran seperti Tuan / Puan sahaja.
Contoh
“Kepada En.Amir dan En,Kumar”
“Kepada Tuan / Puan”
“Kepada yang berkenaan”
e) Perkara
Di bahagian inilah anda akan taip mengenai tujuan
email tersebut.
Contoh
“Sila rujuk pada dokumen yang telah dilampirkan
untuk rujukan dan kelulusan dari pihak Tuan / Puan. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila terus
hubungi pihak kami”
“Disini saya ingin membuat temu janji dengan
pihak Tuan untuk sesi lawatan ke tapak pembinaan. Maklum balas daripada pihak
Tuan amat lah di hargai.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila jangan
teragak-agak untuk terus hubungi pihak kami”
f)
Nama Pengirim
Sila nyatakan nama anda sebagai pengirim, untuk
memudahkan pihak penerima email tahu siapakah yang harus mereka rujuk sekiranya
terdapat sebarang pertanyaan.
Contoh
“Terima Kasih
Yang Benar
Chrissella”
“Terima Kasih
Yang Menjalankan Tugas
Chrissella
Bahagian khidmat pelanggan”
g) Maklumat Pengirim
Maklumat pengirim ini tidak begitu wajib, namun
lebih baik sekiranany di nyatakan di dalam email. Sila nyatakan maklumat
pengirim seperti gambar di atas. Sekiranya anda ada logo syarikat, anda juga
boleh selitkan bersama.
Setelah semuanya lengkap, semak semula alamat
email dan perkara yang anda nyatakan. Kemudian barulah klik “Send”
**************
Sekian sahaja untuk tutorial EMAIL pada kali ini
Terima kasih kerana membaca
Add your comment