TUTORIAL 22: MENETAPKAN EMAIL MEMBALAS SECARA AUTOMATIK SEMASA BERCUTI / EMAIL VACATION RESPONDER (GMAIL)


Anda ingin bercuti?? Tapi risau sekiranya ada pelanggan atau orang penting mencari anda. Anda juga tidak mahu diganggu sepanjang tempoh percutian anda. 

Jangan risau kerana sebelum bercuti, pastikan anda telah menyerahkan tugas anda untuk diambil alih oleh staf yang lain. Kemudian anda boleh memaklumkan tempoh percutian anda melalui email vacation responder. Dengan itu, sesiapa yang menghantar email kepada anda, akan serta merta menerima email yang memaklumkan anda sedang bercuti.

Email vacation responder sangat penting untuk memudahkan tugas semua pihak. Namun bagi yang belum tahu cara buat email vacation responder, anda bolehlah ikut langkah-langkah dalam tutorial ini. Untuk maklumat anda, tutorial ini akan dibuat menggunakan Gmail.

Mula-mula sila klik pada symbol “setting” yang terletak di bahagian sebelah kanan Gmail anda (Rujuk gambar 2 dibawah)

Gambar 2


Kemudian klik pada perkataan “setting” seperti yang ditunjukan dalam gambar 3 dibawah.

Gambar 3


Setelah anda berada dalam bahagian “setting”, sila skrol ke bawah sehingga anda jumpa bahagian “Vacation responder”. Kalau tak pasti, anda boleh rujuk pada gambar 4.

Gambar 4


Setelah anda jumpa bahagian “Vacation responder” seperti yang ditunjukan dalam gambar 4. Sekarang kita bolehlah mula isi bahagian tersebut.

1) Klik pada “Vacation responder on” menandakan anda mengaktifkan pesanan email tersebut, dan pesanan yang anda telah buat akan membalas email yang masuk kedalam “inbox” anda, menggunakan pesanan yang anda telah buat di bahagian “Message” (rujuk dalam gambar 4 bahagian tanda 5).  Setelah anda kembali daripada bercuti, anda boleh tamatkan pengatifan pesanan email tersebut dengan klik pada “Vacation responder off”.

2) First day” merujuk kepada tarikh hari pertama anda mula bercuti. Ia juga merupakan tarikh bermulanya pesanan email “vacation” anda akan dibalas kepada mereka yang mengemail anda.

3) Last day” pula merujuk kepada hari terakhir anda bercuti. Ia juga membantu anda menamatkan pengatifan pesanan email “Vacation responder” anda secara automatik. Jadi anda tidak perlu risau, sekiranya terlupa mematikan atau “off” bahagian “Vacation responder” ini. TETAPI, sekiranya anda tidak mengisi ruang “Last day” ini, maka pesanan mengenai anda sedang bercuti akan terus dibalas kepada orang yang menghantar email kepada anda. Sehinggalah anda menamatkannya dibahagian “Vacation responder off”

4) Subject” merujuk kepada tajuk besar untuk email atau pesanan anda.

5) Message” adalah bahagian dimana anda perlu menaip pesanan anda. Caranya adalah sama seperti anda menaip text email yang biasa anda lakukan.

6) Setelah selesai kesemua langkah-langkah diatas, sila klik “Save Change

Di bawah ini terdapat beberapa contoh message “Vacation responder” yang boleh dijadikan sebagai rujukan anda

CONTOH 1 (Memaklumkan mengenai pejabat tidak beroperasi)
Subject: Our office will be closed for Chinese New Year Celebration

Message:
Dear Mr./ Ms. / Mdm.
Kindly be informed that our office will be closed for Chinese New Year Celebration as follow:-

01th February 2019 to 10th February 2019 office closed
We will resume business on 11th February 2019

We would like to take this opportunity to thank you for your kind support and wish you a

“HAPPY and prosperous Chinese New Year”

Thank you

Regards,
Chrissella
Project Administrator

Chrissella Sdn. Bhd.
No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur
Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com


CONTOH 2 (Cuti bersalin)
Subject: Pemberitahuan Cuti bersalin

Message:
Kepada Tuan / Puan / En. / Cik.
Di sini saya ingin memaklumkan bahawa saya sedang dalam cuti bersalin seperti yang telah dijadualkan:-

Tarikh bercuti: 20th Jun 2019 sehingga 31st Ogos 2019
        Kembali bertugas: 01st Julai 2019

Semua tugas saya akan diambil alih oleh staf yang bertugas. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kekeliruan, sila teru hubungi talian 03-12345677 atau email kepada chrissella13@gmail.com.

Terima Kasih

Yang Benar
Chrissella
Bahagian Pengurusan

Chrissella Sdn. Bhd.
No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur
Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com


CONTOH 3 (Sedang Bercuti)
Subject: Sedang bercuti

Message:
Kepada Tuan / Puan / En. / Cik.
Di sini saya ingin memaklumkan bahawa saya akan bercuti selama 5 hari bermula 24th Dec 2019 sehingga 02nd Jan 2020, dan akan mulai bertugas semula pada 03rd Jan 2020

Semua tugas saya akan diambil alih oleh staf yang bertugas. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kekeliruan, sila teru hubungi talian 03-12345677 atau email kepada chrissella13@gmail.com.

Terima Kasih

Yang Benar
Chrissella
Bahagian Pengurusan

Chrissella Sdn. Bhd.
No. 123 Jalan Kampung, Taman Indah, 12345 Kuala Lumpur
Tel: 603-12345677  Fax: 603-7984563  Email : chrissella13@gmail.com


**************************
Terima kasih kerana sudi singgah di blog Chrissella.

TUTORIAL 21: CARA MEMBUAT SIGNATURE (GMAIL)

Gambar 1


Secara umum nya ramai yang akan menganggap “Signature” adalah tandatangan.Tetapi lain pula maksudnya di dalam email. Jadi jangan teruskan usaha anda untuk menurunkan tandatangan anda pada Gmail mahupun Yahoo mail anda. “Signature” yang dimaksudkan disini adalah seperti yang ditunjukan dalam gambar dibawah.

Gambar 2: "Signature" dalam email adalah seperti yang di dalam petak merah


“Signature” pada email ini memudahkan kerja anda dalam membuat email baru dan membalas email. Kerana anda tidak perlu naip benda yang sama atau “copy paste” benda yang sama setiap kali anda membuat atau membalas email.

Okey, saya akan buat tutorial menggunakan Gmail di komputer, kalau anda buat menggunakan smart phone, mungkin paparan yang anda dapat pada skrin smart phone anda ada perbezaan sedikit, tapi cara tetap sama.

Mula-mula sila klik pada simbol “setting” yang terletak di bahagian atas sebelah kanan (rujuk pada gambar 3)

Gambar 3


Setelah anda klik simbol “setting”, akan muncul seperti gambar 4. Kemudian klik pada perkataan “setting” seperti yang ditunjukan dalam gambar 4.

Gambar 4


Kemudian, skrol ke bawah sampai anda jumpa “Signature”. Sila isi semua text yang anda selalu gunakan untuk menghantar dan membalas email (sila rujuk contoh text dalam gambar 5 sebagai idea untuk anda). Jangan lupa “√” petak yang saya tunjukan dalam gambar 5 dengan anak panah kuning

Gambar 5


Setelah selesai menaip text dekat ruang “Signature”. Sila skrol kebawah sehingga anda jumpa petak “Save Changes” seperti yang ditunjukan dalam gambar 6, dan klik pada petak tersebut untuk save.

Gambar 6

Dah selesai, hasilnya akan seperti yang ditunjukkan dalam gambar 7. Jadi selepas ni, anda tidak perlu lagi menaip atau “copy paste” bahagian tersebut setiap kali anda ingin menghantar email, kerana ia akan secara automatik muncul dalam message anda.

Gambar 7: Hasilnya, "Signature" akan secara automatik berada dekat message email anda 


**************************
Sekian sahaja tutorial mengenai email
Terima kasih kerana sudi singgah di blog Chrissella.

ERKE GRAND OPENING DI EKO CHERAS MALL

Pada January lepas, saya ada menyertai contest yang dianjurkan oleh ERKE MALAYSIA di facebook sempena pembukaan cawangan baru ERKE di Eko Cheras Mall. Hanya 100 orang pemenang sahaja yang akan terpilih untuk memenangi baju ERKE. Tak sangka, saya adalah salah seorang pemenang peraduan tersebut. Semua pemenang dikehendaki menuntut hadiah masing-masing di Eko Cheras Mall pada hari Jumaat (1 February 2019). Nasib baik pada tarikh tersebut adalah hari cuti untuk Wilayah Persekutuan, jadi saya tak payah lah mohon cuti semata-mata nak tuntut hadiah ERKE.


Nama saya no.17

Sampai ja dalam Eko Cheras Mall, nampak banyak lot kedai yang baru beroperasi dan ada yang masih menyusun atur kedai masing-masing. Mall baru kot, orang pun tak ramai sangat. Tetapi sampai ja dekat kawasan ERKE, ya ampun ramainya manusia yang sudah berbaris. Yang berbaris panjang-panjang tu bukan pemenang peraduan Facebook, tetapi mereka berbaris untuk berebut menjadi 100 orang yang pertama mendaftar sebagai ahli ERKE. Ini kerana 100 orang yang terawal mendaftar sebagai ahli ERKE turut akan diberi hadiah sehelai t-shirt ERKE.

Sampai ja, barisan dah panjang

Pemenang peraduan Facebook diutamakan menuntut hadiah terlebih dahulu, dan berbaris di sudut lain. Hanya 2 orang sahaja yang dibenarkan masuk menuju ke kaunter dalam 1 masa untuk memudahkan proses pengedaran hadiah. Nasib baik saya datang awal, dan saya adalah orang yang ke 4 untuk masuk ke ERKE. Pemenang juga secara automatik akan didaftarkan sebagai ahli ERKE.

Gambar kredit facebook Erke Malaysia:  Ini barisan untuk pemenang peraduan Facebook



Gambar kredit facebook Erke Malaysia: saya tengah menunggu giliran ni, dalam 1 masa cuma boleh masuk 2 orang je.

Ini kauter untuk pemenang peraduan di facebook

Bagi yang hanya ingin menjadi 100 ahli terawal pula, kaunter di hadapan lot kedai ERKE sudah pun disediakan. Semuanya berjalan lancer dan tak serabut.

Gambar kredit facebook Erke Malaysia: Ini pula kaunter untuk orang yang ingin mendaftar sebagai ahli, dan 100 orang terawal akan mendapat t-shirt secara percuma

Sempena pembukaan cawangan baru ERKE semua produk ERKE dijual “Buy 1 Free 1”. Jadi kalau ada yang berminat nak beli barang brand ERKE ni, boleh la kongsi dengan kawan. Jimat (Tapi harga pun masih mahal juga, walaupun buy 1 free 1 hahahahahahaha)







Dah sampai rumah baru perasan saiz baju L. tapi bila dah keluarkan dari plastic dan pakai kat badan, muat la pula. Hihihihihihi.

Terkejut tengok size L

Nasib baik size L tu kecik je 


OKey, pada 23 February 2019 akan datang, cawangan baru ERKE di Sunway Velocity. Pada 11 pagi sehingga 12 petang. Bagi yang berminat nak dapatkan t-shirt ERKE percuma, sila rebut peluang ini  sebagai 100 orang yang terawal mendaftar sebagai ahli ERKE. Saya pula akan berusaha kipas Boss saya, mana tau dia terpikat dengan sale “BUY 1 Free 1“. Tapi selalunya kipas tu saya tak berfungsi pun. mmmmmmm

Siapa yang berminat, boleh la datang ke Sunway Velocity


**************************
Sekian sahaja
Terima kasih kerana sudi singgah di blog Chrissella.

GUNTING RAMBUT DI RICHEST BARBER SHOP DI PUNCAK JALIL

Boss saya ajak keluar makan hanya nak temankan dia pergi gunting rambut ja. Saya dah keluar sejak dari pagi lagi. Tak sempat nak balik rumah, terus temankan si Bossku gunting rambut. Nasib baik la tempat gunting rambut tu dekat ja dengan rumah,

Kedai gunting rambut tu terletak di Taman Puncak Jalil. Jauh-jauh jalan di KL yang banyak kedai gunting rambut, di Puncak Jalil juga dia nak gunting rambut. Alasannya banyak kedai tutup, kalau dah pergi gunting rambut jam 9 malam memang la banyak kedai tutup. Apalah Bosku, macam la tak ada hari esok.

Kedai Richest Barber Shop ni sebaris dengan Watsons


Sampai ja dekat lokasi, nampaklah papan nama kedai tu Richest Barber Shop, tapi kalau dalam Google map nama kedai tu Rabs Barbershop. Dari luar nampak macam menarik ja dekorasi kedai tu. Tapi bila masuk je, saya pun terkejut, ni kedai gunting rambut ke??? Mana tak terkejut, ni kali pertama saya masuk kedai gunting rambut yang banyak dekorasi. Biasa kalau kedai gunting rambut untuk lelaki yang saya selalu temankan bos saya tu, Cuma ada cermin besar dan tak ada dekorasi langsung.






Kaunter pembayaran

Senarai harga



Ni la salah seorang abang yang guntung rambut tu. Kawasan menunggu di luar


Sambil menunggu, sambil berselfie, walaupun dah kusut. Ye lah kalau dekat salon perempuan, nak juga saya tumpang cuci rambut ke, treatment ke. Hihihihi.

Kita selfie dari kanan

Kemudian, selfie dari kiri pula


Kalau anda berminat nak datang kedai ni, cari dekat Google Map, taip je Rabs Barbershop. OKey lah, ni alamat kedai tu:

ALAMAT:
NO66G JALAN PUJ 3\2, 
Taman Puncak Jalil, 
43300 Seri Kembangan, Selangor

WAKTU BEROPERASI:
Isnin - Khamis (10 am - 10 pm)
Jumaat - Ahad (2 pm - 1am)

**************************
Sekian sahaja aktiviti saya di malam minggu pada kali ini.
Terima kasih kerana sudi singgah di blog Chrissella.

TUTORIAL 20: EMAIL RINGKAS UNTUK PEMBERITAHUAN MESYUARAT



Pengumuman waktu mesyuarat adalah lebih mudah dengan menghantar email kepada mereka yang berkaitan. Anda tidak perlu risau seandainya anda terlupa menjemput salah seorang untuk menghadiri mesyuarat. Hal ini kerana, dengan penggunaan email, anda akan lebih mudah menyemak senarai orang yang menerima email tersebut. Namun begitu, seandainya, individu (VVIP) yang anda ingin  jembut hadir ke mesyuarat ialah seorang yang sangat penting, maka anda harus menghubungi individu tersebut.

Email untuk pemberitahuan mesyuarat tidak perlu terlalu panjang. Cukup sekadar untuk anda menyatakan TARIKH, MASA, dan LOKASI mesyuarat yang akan diadakan.

CONTOH
Untuk lebih jelas, sila klik pada gambar dibawah. Anda boleh zoom gambar di bawah ini.


Contoh 1


Contoh 2

**************
Sekian sahaja untuk tutorial menulis email secara ringkas pada kali ini
Terima kasih kerana membaca

TUTORIAL 19: FORMAT ASAS MENULIS EMAIL


Sebelum anda menulis email, pastikan anda tahu bahawa email tersebut ditujukan kepada SIAPA dan apakah ALAMAT EMAIL orang tersebut.


Gambar di atas menunjukan cara formal yang asas dan biasa digunakan untuk menghantar email.

a)  To / Kepada
Di petak “To” ini, anda harus isi alamat email orang utama yang anda tuju atau sebagai penerima utama email.

b)  Cc
Cc adalah singkatan kepada perkataan “Carbon Copy”. Petak “Cc” ini digunakan untuk menghantar email yang sama kepada orang yang berkaitan dengan email tersebut. Orang yang penting untuk anda “Cc” setiap kali anda menghantar email ialah Boss anda dan email pejabat anda. Hal ini kerana bos anda akan tahu anda buat kerja kalau anda “Cc” email tersebut kepadanya. Malahan, orang yang anda “To” juga akan dapat melihat siapakah yang anda “Cc”. Seandainya anda tidak “Cc” email tersebut kepada yang berkaitan, orang itu boleh menyatakan bahawa dia tidak tahu mengenai “perkara” tersebut, kerana tidak ada yang memaklumkan atau email kepadanya.
Disini saya tidak bulatkan “Bcc” kerana ia jarang digunakan. “Bcc” adalah singkatan kepada perkataan “Blind Carbon Copy”. Cara penggunaan nya sama seperti “Cc”. Tetapi “To” atau penerima utama email tidak akan dapat melihat senarai maklumat email atau nama yang anda “Bcc”.

c)  Subject
Subject boleh dikenali sebagai TAJUK besar untuk email anda. Pastikan anda masukan sekali kod fail (sekiranya ada) untuk memudahkan anda dan staf yang lain mencari semula maklumat tersebut sekiranya diminta oleh majikan anda pada masa akan datang. Tetapan untuk “Subject” adalah berdasarkan kepada admin atau kerani yang mengendalikan fail atau projek tersebut. Asalkan email atau maklumat yang dihantar jelas dan mudah dicari semula di dalam email anda.

Contohnya:
Kod fail + Tajuk = “CSB 088 – Jemputan Majlis Ramah Tamah”

Kod fail + Nama Projek + Tajuk = “308 - SS Jambatan L - Permohonan Kelulusan Bahan Binaan”

Kod fail + Nama Projek + Tajuk (Rujukan) = “258 - SDE Jalan - Permohonan Kelulusan Pelan (005)

d)  Siapa
Siapa disini merujuk kepada alamat email di bahagian “To”. Sekirannya di bahagian “To” terdapat 2 alamat email, maka anda perlu letak 2 nama di bahagian ini. Pastikan anda tahu kepada siapa email tersebut. Namun sekiranya anda tidak tahu nama atau kepada siapa email itu dituju, anda cuma letak gelaran seperti Tuan / Puan sahaja.

Contoh
“Kepada En.Amir dan En,Kumar”
“Kepada Tuan / Puan”
“Kepada yang berkenaan”

e)  Perkara
Di bahagian inilah anda akan taip mengenai tujuan email tersebut.

Contoh
“Sila rujuk pada dokumen yang telah dilampirkan untuk rujukan dan kelulusan dari pihak Tuan / Puan. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila terus hubungi pihak kami”

“Disini saya ingin membuat temu janji dengan pihak Tuan untuk sesi lawatan ke tapak pembinaan. Maklum balas daripada pihak Tuan amat lah di hargai.
Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila jangan teragak-agak untuk terus hubungi pihak kami”

f)   Nama Pengirim
Sila nyatakan nama anda sebagai pengirim, untuk memudahkan pihak penerima email tahu siapakah yang harus mereka rujuk sekiranya terdapat sebarang pertanyaan.

Contoh
“Terima Kasih
Yang Benar
Chrissella”

“Terima Kasih
Yang Menjalankan Tugas
Chrissella
Bahagian khidmat pelanggan

g)  Maklumat Pengirim
Maklumat pengirim ini tidak begitu wajib, namun lebih baik sekiranany di nyatakan di dalam email. Sila nyatakan maklumat pengirim seperti gambar di atas. Sekiranya anda ada logo syarikat, anda juga boleh selitkan bersama.

Setelah semuanya lengkap, semak semula alamat email dan perkara yang anda nyatakan. Kemudian barulah klik “Send”


**************
Sekian sahaja untuk tutorial EMAIL pada kali ini
Terima kasih kerana membaca